婚姻档案一体化管理

一、建立婚姻文档一体化管理模式

1.婚姻登记人员与档案人员管理一体化。按照传统的做法，婚姻登记工作人员负责婚姻登记过程中文件材料的收集和归档。登记材料是从婚姻管理的角度出发运作，与婚姻档案的静态管理没有衔接，人员也属于两个部门，没有统一整体的业务规范，这样往往会出现归档材料不齐全、整理不系统、分类编号不准确等现象。归档后往往因质量问题需要档案人员重新拆卷、整理，花费大量的时间进行重复性工作。在电子文件管理方面，登记录入人员虽然在操作系统中输入了大量的人员信息，但由于登记和档案两个系统不衔接，有些档案需要的字段和信息没有包括在内，致使归档后档案人员再次进行大量信息的输入，工作繁琐而重复。文档一体化管理的实施不仅使档案人员从繁重重复的工作中解放出来，有更多的时间投入到档案的利用工作中去，提高档案的利用率。同时更有效地通过前端过程控制保证了归档文件的齐全、完整。登记人员与档案管理人员的一体化管理是实现文档一体化管理模式的重要前提和保证，对登记人员、档案人员要实施统一领导、统一管理、统一培训和业务指导、统一专业标准规范、统一明确岗位职责，为实现文档一体化的目标提供组织和人员上的保证。

2.纸质文件材料控制与纸质档案管理一体化。纸质文件材料控制指婚姻登记工作中，工作人员对婚姻登记材料进行有效的动态过程控制。登记材料控制工作是一项规范化、专业化和职能化的工作，主要活动包括登记材料的申报、审批、整理和归档。相比之下，纸质婚姻档案管理是一种静态的管理模式，档案人员按照传统的档案管理要求对归档的纸质婚姻档案进行收集、分类、编目、登记、统计和必要的加工整理等，便于查询和利用。在实际工作中，静态的档案管理工作前移，将档案管理的方法、理念融入到登记工作过程的控制中去，档案人员对登记人员进行登记材料验收、收集、分类、组卷、编号、整理、借阅等专业化的系统培训。登记工作结束后，登记档案直接上架，以期实现纸质登记材料控制与纸质档案管理的一体化。

3.电子文件与电子档案管理一体化。在婚姻登记工作中，工作人员使用的是《婚姻登记管理系统》，用来存储、控制婚姻登记过程中生成的所有电子文件，包括部分纸质文件扫描后的电子文件。在档案管理中使用的是适合档案管理的专门数据库系统，用来存储管理归档后的电子档案。电子文件与电子档案管理一体化需要利用网络和计算机技术将上述材料录入系统和档案管理系统实现无缝链接，建立文档一体化软件，针对从电子文件产生到归档为电子档案进行全过程控制和管理。在建立文档一体化管理模式的过程中，要实现登记材料全部电子化，同时优化两个操作系统，通过开发一体化软件，使文控操作系统与档案管理系统相结合，逐步实现电子文件到电子档案的一体化管理。

二、实现婚姻文档一体化管理的前提条件

1.建立统一的标准规范体系。建立婚姻登记材料前端控制、档案管理统一的标准规范体系是实现婚姻文档一体化的基础。标准规范体系是登记人员、档案人员工作的标准和依据，这些标准体系文件的建立是婚姻登记、档案现代化管理工作的基础，是科学管理和有效利用婚姻档案的保障，同时有效促进了登记材料的标准化和档案管理的规范化。实行文档一体化必须严格遵循统一的专业化标准规范，实现婚姻档案管理的规范化。

2.培养一支专业化队伍。婚姻文档一体化管理的实施对现有登记人员的素养提出了更高要求。其岗位工作涉及档案、计算机、婚姻登记等多个领域的专业知识。登记人员不仅要熟练掌握登记过程的材料控制程序及方法，而且要熟悉有关档案管理的标准规范。对登记人员进行专题业务培训，包括婚姻登记操作流程、计算机操作系统应用、登记材料的收集、整理、组卷等档案业务培训和指导，使他们能够按照统一的标准，对婚姻登记工作中形成的材料等进行整理、组卷、归档等过程管理，保证归档材料的齐全完整和档案的整理规范。文档一体化管理是将婚姻登记材料控制的动态管理与档案的静态管理相结合，从中最大限度地加强了婚姻登记形成材料的前端控制，同时也激活了传统的静态档案管理，两者相辅相成、相互促进。

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